IA automatiza organização de tarefas e transforma rotina corporativa

A inteligência artificial deixou de ser utilizada apenas para escrever textos e responder perguntas e passou a atuar diretamente na organização da rotina profissional, podendo identificar prazos, classificar mensagens, sugerir prioridades, preparar reuniões, criar lembretes e acompanhar pendências. Para especialistas, o principal ganho está na redução do tempo gasto com tarefas administrativas e na possibilidade de concentrar a atenção humana em atividades que exigem raciocínio, criatividade e tomada de decisão.

Professor do Centro Universitário do Estado do Pará (Cesupa) e especialista em inteligência artificial, Daniel Leal Souza explica que a principal transformação ocorreu quando a tecnologia passou a compreender o contexto das atividades profissionais. “A grande mudança ocorre quando a inteligência artificial deixa de atuar somente sobre um texto isolado e passa a trabalhar com um contexto de atividades profissionais”, afirma.

A primeira geração de ferramentas de inteligência artificial funcionava principalmente no modelo de pergunta e resposta. Hoje, a tecnologia pode ser integrada a diferentes ferramentas utilizadas no dia a dia profissional. “Mediante autorização do usuário, a inteligência artificial pode acessar e relacionar informações presentes em e-mails, calendários, documentos, planilhas, gravações, PDFs e arquivos do Word”, afirma Souza.

Essa integração permite que a IA participe do próprio fluxo de trabalho, identificando prazos, responsáveis e prioridades. “Eu posso identificar um prazo dentro de uma mensagem, reconhecer quem é o responsável por uma atividade, sugerir tarefas, reservar horários para uma execução, avisar quando houver risco de atraso e otimizar tarefas com base em cronogramas”, explica.

Automação reduz sobrecarga e libera tempo para tarefas estratégicas

Uma das aplicações mais práticas está no gerenciamento das informações que chegam ao profissional.

“Imagine um profissional que começa o dia com 60 mensagens não lidas. A inteligência artificial poderia produzir um resumo indicando quais são urgentes, quais envolvem decisões que dependem do usuário, quais estão relacionadas a prazos próximos e quais podem ser delegadas”, exemplifica.

A tecnologia também pode auxiliar antes e depois de reuniões, reunindo documentos, recuperando decisões anteriores e transformando transcrições em tarefas e responsabilidades. “Antes de uma reunião, eu posso reunir documentos relacionados, recuperar decisões anteriores e preparar uma pauta com base nesses dados. Depois, posso transformar uma transcrição em resumo, tarefas, responsabilidades e delegação de atividades”, afirma.

Segundo o especialista, esse processo reduz a chamada “carga cognitiva administrativa”, formada pelo esforço necessário para lembrar compromissos, localizar informações, acompanhar documentos e definir prioridades. “A inteligência artificial começa a assumir parte desse esforço de organização, permitindo que a pessoa concentre sua atenção em tarefas que requerem mais raciocínio, criatividade, julgamento humano e relacionamento com clientes”, diz.

Supervisão humana limita riscos da automação

Apesar do avanço da automação, Souza ressalta que a inteligência artificial não deve operar sem supervisão em todas as situações. “Uma IA ativa não precisa e, na minha opinião, não deve ser, em grande parte, uma IA sem supervisão. Em um ambiente profissional, o modelo mais seguro é aquele em que a tecnologia organiza, estrutura, faz recomendações úteis e extrai informações.”

Para atividades de menor risco, a execução automática pode ser utilizada quando houver uma infraestrutura confiável. Já decisões sensíveis devem continuar dependendo da avaliação humana.

“Quando você está trabalhando com decisões mais sensíveis, a confirmação e a avaliação humana se fazem necessárias. O objetivo é otimizar com qualidade e responsabilidade, não retirar o profissional do processo”, destaca.

Integração de aplicativos orienta escolha das ferramentas

Embora exista uma grande quantidade de plataformas de IA voltadas à produtividade, o especialista recomenda evitar a adoção simultânea de várias soluções. “Não é recomendável sair instalando várias ferramentas ao mesmo tempo. Você pode criar um problema chamado fragmentação: em vez de ter um ecossistema de aplicações integradas, pode acabar subutilizando muitas delas e criando um ambiente mais confuso”, explica.

O ponto de partida deve ser identificar quais ferramentas já fazem parte da rotina da empresa e buscar soluções capazes de se integrar a elas.

“É importante identificar qual é o ecossistema que a empresa já utiliza e, com base nessas ferramentas, adotar uma inteligência artificial que consiga se integrar naturalmente a ele”, afirma.

Para empresas que utilizam o ambiente Microsoft, por exemplo, o Copilot pode atuar em ferramentas como Outlook, Teams, Word, Excel e PowerPoint. “O Copilot pode resumir conversas, destacar os principais pontos das mensagens, priorizar conteúdos, auxiliar na elaboração de respostas e até criar uma reunião a partir de discussões por e-mail”, diz.

Já para organizações que utilizam Gmail, Google Agenda, Drive, Meet e Docs, Souza aponta o Gemini. “Para empresas que utilizam e-mail, Google Agenda, Google Drive, Google Meet e Google Docs, o Gemini é uma escolha óbvia porque já está integrado ao Google Workspace”, afirma. No Meet, a ferramenta pode produzir notas, registrar discussões e identificar itens de ação.

Centralização de informações melhora planejamento das atividades

Além da escolha da ferramenta, outro ponto considerado fundamental é centralizar as informações.

“O ponto mais importante é ter uma única fonte de verdade para a execução das tarefas. Se uma parte do que você precisa fazer está no e-mail, outra no WhatsApp, outra em um aplicativo e outra apenas na memória, nenhuma inteligência artificial conseguirá produzir um planejamento realmente confiável”, alerta.

Nesse contexto, ferramentas como o Notion AI podem ajudar equipes a centralizar projetos, atas, documentos, decisões e tarefas. “O Notion permite registrar reuniões, produzir resumos e relacionar anotações com projetos e tarefas. Isso ajuda a evitar aquela situação em que a reunião acontece, as decisões ficam dispersas e depois não existe uma compreensão clara do que foi decidido”, afirma.

Uso exige cautela com dados corporativos

Quanto maior a integração da IA com documentos, e-mails, calendários e outros sistemas, maior a necessidade de estabelecer regras sobre quais dados podem ser acessados. “É indispensável utilizar contas corporativas aprovadas pela organização quando se trabalha com informações de clientes, contratos, dados financeiros, prontuários, informações trabalhistas e documentos internos”, orienta Souza.

Para o especialista, informações sensíveis não devem ser inseridas indiscriminadamente em contas pessoais ou serviços gratuitos.

“As contas corporativas são o primeiro passo fundamental para partir de um ambiente seguro. Documentos sensíveis, informações trabalhistas e dados financeiros não devem ser colocados indiscriminadamente em contas pessoais ou serviços gratuitos”, afirma.

Redução de custos e aumento de produtividade

No ambiente empresarial, o principal benefício financeiro da inteligência artificial não está necessariamente em produzir textos mais rapidamente, mas em reduzir o chamado custo de coordenação: o tempo consumido para procurar informações, atualizar controles, cobrar respostas, produzir atas, reagendar atividades e definir prioridades. “O maior ganho não está simplesmente em escrever textos mais rápidos. Está em reduzir o custo de coordenação”, afirma.

Esse potencial é especialmente relevante para pequenas e médias empresas, nas quais uma mesma pessoa frequentemente acumula funções diferentes. “Em pequenas e médias empresas, uma mesma pessoa frequentemente participa do atendimento, das vendas, da operação e da administração. São várias atividades que atualmente podem ser automatizadas ou organizadas dentro de um sistema de inteligência artificial”, explica.

Para Souza, a tendência é que a IA seja incorporada cada vez mais diretamente aos processos de trabalho.

“A inteligência artificial evoluiu a um ponto em que conseguimos direcionar sua aplicação para uma série de atividades que requerem automação, aumentando a produtividade e ganhando tempo para que os profissionais se preocupem com outras tarefas mais específicas”, conclui. “É um ciclo construído entre inteligência artificial e profissional: maior produtividade e maior resultado”, conclui.

7 ferramentas de IA para organizar o trabalho

• Notion AI — Centraliza projetos, tarefas, reuniões, atas e documentos. Pode produzir resumos e relacionar anotações a projetos e atividades.
• Todoist — Organização de tarefas e prioridades. Pode ser usado como central para transformar demandas em tarefas e acompanhar o que precisa ser feito.
• ChatGPT — Auxilia na organização de informações, elaboração de planos de ação, síntese de documentos e estruturação de tarefas. Pode ser integrado a diferentes ferramentas e fluxos de trabalho.
• Reclaim AI — Voltado à organização automática da agenda, ajudando a reservar horários para tarefas e compromissos de acordo com as prioridades.
• Motion — Combina gerenciamento de tarefas e calendário para organizar a agenda e distribuir atividades ao longo do dia.
• Granola — Ferramenta voltada para reuniões, permitindo registrar e organizar informações discutidas e transformá-las em notas úteis para acompanhamento posterior.
• Perplexity — Assistente de pesquisa com IA, útil para localizar, reunir e sintetizar informações durante atividades profissionais.

Dica do especialista: antes de escolher várias ferramentas, identifique qual ecossistema sua empresa já utiliza. A recomendação é priorizar soluções que consigam se integrar às ferramentas existentes e evitar a fragmentação das tarefas em vários aplicativos.