Pós-pandemia: entenda as mudanças na rotina de trabalho

Desde o início da pandemia no Brasil, em março de 2020, muitas empresas tiveram que fechar seus estabelecimentos e, consequentemente, adaptar seus modelos de negócio para o digital.

Não apenas o comércio, os produtos e serviços tiveram que mudar, mas também a gestão das equipes de trabalho se tornou remota. Foram mais de 12 meses de adaptação a esta nova realidade imposta a várias empresas de diversos ramos.

Segundo uma pesquisa do ano passado elaborada pela Fundação Instituto de Administração - FIA, 46% das empresas nacionais adotaram o modelo de trabalho remoto durante a pandemia.

Contudo, este novo cotidiano trouxe algumas consequências: dificuldades com a aquisição e manuseio de equipamentos de tecnologia, estrutura de acesso à internet de qualidade, treinamento para desenvolvimento de novas habilidades como gestão de tempo, manutenção do foco no trabalho dentro da rotina de casa, bem como a adaptação de ambientes caseiros para o home office. Estas foram algumas das inúmeras dificuldades enfrentadas por trabalhadores em empresas neste novo contexto.

Encontros virtuais

Além de todos os problemas relatados acima, boa parte das empresas se viram diante de um “problema invisível”, tratado inicialmente como uma vantagem. A possibilidade de trabalhar de casa, à distância, trouxe prejuízos à rotina dos funcionários, como excesso de trabalho remoto, trazido pelos longos encontros virtuais para reuniões, pela necessidade de status “sempre online”, ocasionando excesso de demandas, além de funcionários espalhados em diferentes locais e horários.

Em resumo, o trabalho remoto tornou mais longo o expediente, aumentou as horas extras e a jornada aos finais de semana.

Hoje, mesmo com as empresas já adaptadas e voltando ao trabalho presencial ou mantendo o híbrido, a quantidade de reuniões continua crescendo. Segundo a pesquisa anual de tendências do trabalho da Microsoft, o tempo de reunião aumentou 150% por pessoa a partir de março de 2020, independente do formato adotado.

Neste mesmo período, o tempo de expediente, em média, aumentou cerca de 46 minutos, além de que as horas extras e o trabalho no final de semana teriam aumentado 28% e 14%, respectivamente.

Esse dado, no entanto, foi bastante percebido, tendo modificado a forma de como as empresas encaram a jornada de trabalho de seus funcionários. Preocupadas com o cansaço decorrido do excesso das reuniões, elas têm procurado formas e estratégias para deixá-las mais curtas e diretas, além de mais fáceis em alguns aspectos.

Essas mudanças turbulentas entre o antes e o depois da pandemia, também serviram como laboratório de experiências para uma nova forma de pensar, reestruturar e readaptar a rotina de seus funcionários.

O tempo, por exemplo, que um funcionário levaria para chegar até a empresa tem sido aproveitado de outras maneiras no modelo home office, como adiantar demandas e entregá-las no prazo, finalizar projetos inacabados, organizar setores e atividades, além, claro, de gerar benefícios para a vida pessoal, evitando problemas de saúde, como estresse, irritabilidade, ansiedade e frustração.

A pesquisa da Microsoft também mostra que cerca de 60% das reuniões ocorridas entre fevereiro de 2021 e fevereiro de 2022, foram realizadas em tempo médio de 15 minutos. Outro exemplo indicado foi o cuidado que as empresas têm de garantir que os funcionários não fiquem sempre ligados por meio de mensagens e troca de e-mails após o expediente.

Apesar disso, esse modelo de trabalho tende a ser mais frequente daqui pra frente, por isso, é fundamental que se invista em ferramentas de comunicação para garantir a produtividade e o foco dos funcionários. Manter profissionais engajados é um dos desafios de gerir pessoas e, contar com a parceria entre gestor e colaborador, é essencial para manter o equilíbrio, a organização e o sucesso da empresa.

Há inúmeras tecnologias disponíveis para organizar o cotidiano do trabalhador e, pensando nisso, listamos alguns apps que vão facilitar a vida tanto pessoal quanto profissional, visando otimizar o tempo e aumentar a sua produtividade no trabalho:

1. Onenote

É um bloco de notas digital, que permite ao usuário verificar todas as suas anotações em qualquer lugar. Você pode elaborar várias listas que serão destinadas a compromissos diários, fontes de pesquisas, horários de reuniões e relatórios a serem entregues.

O diferencial deste aplicativo é que você poderá compartilhar todo o conteúdo com outras pessoas do seu trabalho.

2. Zoom

Quer fazer uma videoconferência? O zoom é um dos melhores aplicativos disponíveis para trabalhar. É só baixar em seu smartphone iOs ou Android e fazer o seu próprio login, que pode ser realizado através de uma conta do Google ou Facebook. Depois, é só informar um código da reunião que será realizada e pronto. Bem simples, né?

3. Dropbox

O dropbox é um dos queridinhos! Ele permite criar várias pastas coletivas e salvar na nuvem do celular ou do computador. A cada arquivo salvo, outra pessoa pode ter acesso de onde ela estiver.

Um dos diferenciais é que todos com acesso ao aplicativo serão avisados por meio de banners a cada atualização compartilhada. Assim, você fica por dentro de tudo o que está acontecendo dentro da empresa.

Ah, e existem duas versões do serviço: uma gratuita e outra paga, a diferença da paga é que o usuário pode contar com mais espaço para armazenar dados e arquivos. Vale a pena se essa for uma necessidade para a sua empresa.

4. Simples agenda

Com esse aplicativo é possível cuidar do gerenciamento da empresa, organizar processos, ter controle financeiro, contas, estoques, vendas e serviços, além de emissão de notas fiscais, boletos, agenda e agendamento online.