Reuniões com os advogados: como extrair o necessário para as decisões gerenciais

Durante quase 12 anos tive a honra de liderar uma grande equipe de advogados que formavam o time jurídico de uma instituição financeira estatal, um dos mais importantes do nosso Estado, conhecido pela qualidade dos profissionais que o integravam.

Apesar desses atributos, as reuniões com os gestores eram sempre um desafio, pois significavam a execução da tarefa, nem sempre fácil, de traduzir as questões e problemas jurídicos de um modo que pudessem fornecer material para decisões gerenciais.

Por outro lado, dada a gama de assuntos conduzidos pela equipe jurídica é fácil perder o foco da reunião, e, mais fácil ainda, partir para o plano especulativo. Bom, foi aí que descobri que existem técnicas para organizar e conduzir reuniões produtivas.

Passei a adotar um modelo que sintetiza várias orientações da literatura especializada na área de negócios, mas que foi sendo ajustado pela experiência cotidiana na base da tentativa-e-erro, considerando as especificidades dos problemas jurídicos.

Na coluna de hoje, vou compartilhar as três dicas infalíveis para conduzir reuniões acerca de assuntos jurídicos, que vale tanto para os gestores quanto para os advogados, testem e depois comentem se funcionou como o esperado.

Dica número 1: elabore uma pauta factível e lógica. Muitas vezes os gestores querem receber informações sobre um cenário ou assunto específico e os advogados estão interessados em apresentar um cenário geral, ou, vice-versa. Isso tornam as reuniões muito difusas e pouco focadas levando a um gasto de tempo superior ao necessário e com resultados menos efetivos. Reuniões curtas e precisas são mais eficientes, por isso, é importante que a pauta enumere, no máximo dois ou três assuntos, definindo quais aspectos serão tratados. 

É melhor, portanto, uma pauta em que conste: “decisão sobre a nova minuta do contrato de terceirização da área de transporte” do que indique simplesmente: “questão trabalhista”. A especificidade do tema prepara os participantes para a reflexão sobre os dados de forma mais incisiva e faz com que a reunião seja objetiva.

Pela mesma razão, associar temas muito distintos na pauta torna o exercício de análise e decisão muito mais difícil. É melhor organizar assuntos próximos, em que o padrão de decisão poderá ser replicado, do que ter que reconstruir toda uma base informativa a cada item.

Uma pauta racional e acertada com antecedência, põe os cérebros envolvidos em trabalho em “segundo plano” de modo que o momento da reunião revela análises que foram sendo desenvolvidas antes e com amadurecimento, ainda que não consciente.

Por isso tudo, havendo necessidade, outras reuniões devem ser agendadas, mas nunca tentar tratar de tudo no mesmo evento.

Dica número 2: defina com os envolvidos um horário de início e de encerramento. Esse compromisso força todos os participantes a planejar suas intervenções, e, autoriza o gestor que conduz o encontro a limitar as delongas desnecessárias.

A pauta e o tempo devem ser planejados de modo a permitir seu esgotamento. Se a pauta é longa, é melhor desdobrar os encontros, mantendo sempre a regra de ter horário de finalização.

Em geral, as ideias originais e efetivamente relevantes aparecem em cerca de dez minutos de fala, a partir daí, surgem divagações, impressões ou pior, outros assuntos. Reuniões com advogados são momentos de alinhamento e estratégia, isso exige muita concentração e objetividade.

Os dados necessários para a decisão devem ser apresentados antes da reunião, em documentos sintéticos. Isso evita que sejam realizados encontros apenas para tomar conhecimento de informações.

Dica número 3. Reuniões exigem liderança. Quando os advogados pedem uma reunião e apresentam uma pauta eles devem conduzi-la, e, assim, aplicar as dicas anteriores. Por outro lado, se o gestor marcou a reunião ele cabe conduzi-la.

Quando um ou outro se omitirem da condução, a outra parte deve, gentilmente, propor assumi-la e, assim, organizar o encontro. 
Isso é aplicável também a definição do número de participantes. Quem propõe a reunião, deve, desde logo, informar quem serão os participantes e qual seu papel. Se há um número excessivo de participantes ou se eles não têm ligação direta com o tema, a reunião não funcionará.

Quando muitas pessoas precisam ser informadas sobre um aspecto jurídico, o melhor é marcar uma palestra, uma conferência ou até mesmo um curso, mas nunca uma reunião. Nesses casos, o objetivo é a apresentação de dados que os participantes não conhecem, logo, têm pouco ou nada a dizer sobre o assunto. Por isso, reuniões somente devem ser marcadas após esse tipo de evento.

Existem outras regras, mas essas três são fundamentais para iniciar um processo de aperfeiçoamento das reuniões com advogados, vou tratar de outras situações similares nas próximas semanas.